Intern reglement

INTERN REGLEMENT MORGAN OWNERS GROUP BELGIUM vzw

Definitie

Het Intern Reglement (IR) is het reglement dat de inwendige orde van de Club regelt. De leden worden geacht het IR te kennen en te aanvaarden.

Het IR is steeds beschikbaar op het Secretariaat van de Club en kan op eenvoudige aanvraag gratis bekomen worden door de leden van de Club. Het IR kan eveneens worden geraadpleegd op de website van de Club.

Het IR omvat:

Lidmaatschapsreglement
Financieel Reglement
Verkiezingsreglement
Rondrit Reglement

Hiërarchie

In het geval dat het IR conflicteert met de statuten van MOG Belgium, primeren de statuten van MOG Belgium.
In het geval dat het IR of de statuten van MOG Belgium conflicteren met de wetgeving op de vzw, primeert de wetgeving.
In geval van ongerijmdheid tussen de teksten in de beide landstalen primeert de Franstalige tekst.

1. Lidmaatschapsreglement

1.1 Elke aanvraag tot lidmaatschap van MOG Belgium moet gericht zijn aan de Raad van Bestuur. Dit kan via de website. Beslissing tot aanvaarding wordt genomen door de Raad van Bestuur bij eenvoudige meerderheid en zonder motiveringsverplichting (uittreksel Art. 7 der Statuten).

1.2 Het lidmaatschap van MOG Belgium impliceert dat elk lid zich houdt aan het geheel van de artikelen van de statuten en het Intern Reglement.

1.3 Het lidmaatschap van MOG Belgium wordt effectief nadat de aanvrager kennis heeft genomen van de gunstige beslissing van de Raad van Bestuur en het lidgeld heeft vereffend.

1.4 De Raad van Bestuur bewaart de ledenlijst op zijn zetel. De ledenlijst kan door elk lid van de Club op de zetel van de vereniging worden geraadpleegd (uittreksel Wet vzw, Art.10).

1.5 De ledenlijst is uitsluitend bestemd voor de leden van MOG Belgium. De lijst is voorbehouden voor strikt persoonlijke raadpleging en mag dus niet verspreid of gebruikt worden door niet bevoegde leden noch door andere personen voor enig ander gebruik.

1.6 Het lidmaatschap MOG Belgium wordt per kalenderjaar geïnd en geeft automatisch recht op de toezending van het Clubblad en van MOG News. Bij niet- betaling van het jaarlijkse lidgeld vóór de datum van de algemene vergadering worden deze zendingen meteen gestopt.

1.7 Het staat elk lid vrij om zich terug te trekken uit de vereniging door zijn ontslag aan te bieden aan de Raad van Bestuur (uittreksel Wet vzw, Art.12) per elektronische post of gewone brief. Het ontslag treedt in werking één maand na de aanvraag (uittreksel Art.8, Statuten).

1.8 De leden :

die in eerbaarheid te kort schieten ;
die de statuten of het intern reglement niet respecteren ;
waarvan het onwaardig gedrag schade zou kunnen toebrengen aan het merkbeeld van de vereniging en van zijn leden ;
waarvan het gedrag een gevaar zou kunnen betekenen voor de goede verstandhouding tussen de leden ;

die hun betalingen of prestaties die van hen verwacht werden niet hebben vervuld

kunnen, na een ingebrekestelling die hen werden kenbaar gemaakt per elektronische post en per aangetekend schrijven, uit de vereniging geweerd worden mits een beslissing van de Algemene Vergadering met een tweederde van de stemmen die de meerderheid vertegenwoordigen van de aanwezige en vertegenwoordigde leden.

Daarnaast kan elk clublid een gemotiveerde klacht indienen bij de Raad van Bestuur omtrent een clublid.

Bij hoogdringendheid is de Raad van Bestuur gemachtigd om leden, tijdelijk en met onmiddellijk ingang te schorsen omwille van één of meerdere aanleidingen hierboven vermeld.

Een schorsing houdt in dat het betreffende lid voor een te bepalen duur elke deelname aan een clubactiviteit wordt ontzegd met onderbreking van ontvangst van het clubblad, de toegang tot het private gedeelte van de website en zijn verkiezingsrechten.

Een voorstel om te schorsen wordt aan het desbetreffend lid bekend gemaakt door middel van elektronische post en aangetekend schrijven welke binnen de 15 dagen moet beantwoord worden.

De beslissing tot schorsing wordt genomen bij eenvoudige meerderheid door de Raad van Bestuur. Het besluit wordt vastgelegd in het proces verbaal van de vergadering, met vermelding van der motivering en de betreffende duur van de schorsing. De definitieve beslissing, met een beknopte motivatie, wordt aan het desbetreffend lid medegedeeld via elektronische post en aangetekend schrijven.

De Raad van Bestuur beslist al dan niet over te gaan tot omzetting van de schorsing naar een definitieve beslissing van de Algemene Vergadering.

Deze schorsing is onverminderd de definitieve beslissing van de Algemene Vergadering.

Elke ontslagname, uitsluiting of schorsing ontslaat het lid niet van zijn eventuele schulden ten aanzien van de club. (uittreksel Art.8 statuten). Deze openstaande schulden dienen onmiddellijk vereffend te worden.

1.9 De leden die hun lidgeld niet hebben betaald op datum van de algemene vergadering worden als ontslagnemend beschouwd.

1.10 Het uittredend of ontslagen lid kan geen aanspraak maken op de financiële middelen van de Club, en kan zijn gestorte bijdragen niet terugvorderen (uittreksel Wet vzw, Art.12).

2. Financieel Reglement

2.1 Bevoegdheid

2.1.1 De persoon die kosten genereert moet hiertoe de nodige bevoegdheid hebben. Deze bevoegdheid wordt verleend door de Raad van Bestuur, schriftelijk en nauwkeurig omschreven. De bevoegdheid kan verleend worden aan elk lid of niet-lid.

2.1.2 Voor financiële verrichtingen (overschrijvingen, etc.) die geringer zijn dan 200 € volstaat de handtekening van de Penningmeester. Hogere bedragen vereisen de handtekening van de Voorzitter en de Penningmeester.

2.1.3 Financiële beslissingen door een lid in naam van de Club aangegaan moeten steeds de goedkeuring dragen van de Raad van Bestuur bij eenvoudige meerderheid. De Penningmeester moet deze beslissing inpassen in het budget.

2.1.4 De Voorzitter kan de Penningmeester vervangen bij ontstentenis.

2.1.5 Bij ontstentenis van de Voorzitter kunnen ter vervanging twee leden van de Raad van Bestuur aangeduid worden door de Raad van Bestuur bij eenvoudige meerderheid.

2.2 Bewijs

Iedere uitgave, aangegaan door een hiertoe bevoegd persoon, moet aangetoond worden aan de hand van een kostenbewijs (bijvoorbeeld: factuur, kasticket, etc.). Enkel een beslissing bij eenvoudige meerderheid van de Raad van Bestuur kan hierop een afwijking toestaan.

2.3 Bezoldiging en kosten

2.3.1 De Club betaalt geen bezoldiging of vergoeding aan de bestuursleden noch aan de leden voor het uitoefenen van een mandaat of het organiseren van activiteiten.

2.3.2 Alle activiteiten komen tot stand dank zij onbezoldigd vrijwilligerswerk.

2.3.3 De Raad van Bestuur bepaalt bij eenvoudige meerderheid welke kosten in aanmerking komen om terugbetaald te worden.

3. Verkiezingsreglement

3.1 Kandidatuur

3.1.1 Om zich kandidaat te stellen als lid van de Raad van Bestuur moet de kandidaat; eigenaar zijn van een Morgan voertuig op het ogenblik van zijn kandidatuurstelling, minstens twee jaar effectief lid zijn van MOG Belgium en zijn betrokkenheid tot de Club hebben aangetoond door deelname aan verschillende Club- activiteiten.

3.1.2 De kandidaten engageren zich, tijdens het uitvoeren van hun eventueel mandaat, om zich actief in te zetten voor de Club, deel te nemen aan vergaderingen en activiteiten door de Club georganiseerd en tot het eerbiedigen van het privacybeleid van de club.

3.1.3 De Raad van Bestuur bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 leden die voor een periode van 3 jaar hun mandaat vervullen.

3.1.4 Voor de verkiezing van de leden van de Raad van Bestuur nodigt de uittredende Voorzitter, minstens 2 maanden vóór de Algemene Vergadering, alle leden uit om zich eventueel kandidaat te stellen als lid van de Raad van Bestuur.

3.1.5 Kandidaturen worden gesteld per brief of via mail, met vermelding van lidnummer, en gericht aan de voorzitter of zijn afgevaardigde, en dit vóór de door hem vastgestelde inschrijvings-datum. Kandidaten ontvangen per kerende een ontvangsmelding.

3.2 Verkiezing

3.2.1 Elk effectief lid kan zijn stem tijdens de Algemene Vergadering uitbrengen, of bij afwezigheid per schriftelijke en ondertekende procuratie via een aanwezig lid. Een maximum van 2 procuraties per aanwezig lid is toegelaten. Alleen de Algemene Vergadering kan de leden van de Raad van Bestuur verkiezen.

3.2.2 Deelname aan de verkiezing kan enkel door de ereleden en door de effectieve leden die in regel zijn met betaling van hun lidgeld op datum van de algemene vergadering.

3.2.3 Elk lid kan één of meerdere voorkeurstemmen op zijn stembiljet uitbrengen, zonder nochtans het aantal te begeven verkiezingsplaatsen van de Raad van Bestuur te overschrijden, op straffe van nietigverklaring van zijn stembiljet.

3.2.4 Worden verkozen tot de Raad van Bestuur de kandidaat leden die het grootst aantal stemmen achter hun naam krijgen in functie van het aantal te begeven plaatsen.

3.2.5 De Algemene Vergadering kan op aanvraag van een Bestuurder, een Plaatsvervangend Bestuurder aanwijzen met de bevoegdheid deze Bestuurder in persoon te vervangen tijdens de vergaderingen van de Raad van Bestuur (uittreksel Art. 10, Statuten 3/9/1992).

3.2.6 Indien zich bij de verkiezing evenveel kandidaat- bestuursleden aandienen als het aantal bescikbare plaatsen in de Raad van Bestuur, gaat de verkiezing per stemming niet door. De Algemene Vergadering benoemt dan de kandidaten tot bestuursleden.

3.2.7 Indien zich bij de verkiezing het aantal aanwezige effectieve leden dat niet houder is van een procuratie op naam groter is dan het aantal niet-nominatieve procuraties, dan worden deze procuraties onder desbetreffende leden verdeeld in alfabetische volgorde nadat bij lottrekking is bepaald of deze alfabetische volgorde oplopend of aflopend zal worden toegepast (addendum dd. september 2011).

3.2.8 Indien zich bij de verkiezing onvoldoende kandidaat-bestuursleden aandienen in vergelijking met het aantal te begeven plaatsen in de Raad van Bestuur, dan wordt binnen een termijn van 9 dagen de verkiezingsprocedure opnieuw gestart en uiterlijk 60 dagen nadien een nieuwe Algemene Vergadering ter stemming bijeengeroepen (addendum november 2011).

4. Rondrit Reglement

4.1 Organisatie

Overeenkomstig de doelstellingen en beperkingen van een vzw naar Belgisch Recht is

MOG Belgium zelden zelf organisator van een rondrit. De Club zet zijn leden aan om

initiatief te nemen en zal hen richtlijnen verschaffen, bijstaan en ondersteunen bij elke goedgekeurde organisatie, o.a. met de gids voor organisatoren (cfr. 4.1.2). In zulk geval wordt een rondrit, georganiseerd door een lid van de Club, aangekondigd en vermeld als een activiteit onder bescherming / patronage van de Club. Alleen in die context kan het logo van de Club door de organisator worden gebruikt.

4.1.1 Ieder lid die hiervoor de goedkeuring heeft bekomen van de Raad van Bestuur, kan een rondrit of activiteit in het kader van de Club en gedekt door de verzekering van de Club, organiseren.

4.1.2 Een organisatie kan worden goedgekeurd door MOG Belgium op voorwaarde dat de organisator de Raad van Bestuur hierover informeert, dat de activiteit strookt met de doelstelling van de Club en dat de datum van activiteit bepaald wordt in overleg en met het akkoord van de Raad van Bestuur

4.1.3 Wanneer niet voldaan is aan art. 4.1.1 en 4.1.2 zal de Raad van Bestuur de activiteit beschouwen als een activiteit buiten de Club en alle verantwoordelijkheid en kosten samengaand met de activiteit afwijzen. In dit geval zal de activiteit niet gebeuren onder de naam MOG Belgium en mag het logo van de Club niet gebruikt worden.

4.1.4 Een organiserend clublid verbindt zich er toe om geen persoonlijk voordeel te verwerven uit de activiteit die hij/zij organiseert, het financieel beheer voor eigen rekening te doen en eventuele verliezen niet te verhalen op de Club.

4.1.5 De Raad van Bestuur kan in bepaalde gevallen zelf optreden als organisator. In dit geval wordt met de financiële middelen van de Club gewerkt.

4.1.6 MOG Belgium moet voor alle rondrit / activiteiten die zij goedkeurt een Verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid afsluiten. De verzekering moet het risico van MOG Belgium, zijn Bestuurders en de organisatoren dekken. Activiteiten waarvan het organisatierisico te hoog wordt ingeschat en die niet vallen onder de B.A.- verzekering van de Club, mogen niet worden georganiseerd in naam van de Club.

4.1.7 De organisator van een activiteit die gedekt is door MOG Belgium mag een inschrijving tot deelname weigeren van een kandidaat deelnemer wiens gedrag of houding tijdens eerdere activiteiten verstorend werkte of een bron was van ernstige kritiek geuit door de meerderheid van de deelnemers.

4.2 Deelname

4.2.1 Elk lid dat deelneemt aan een activiteit van de Club is verantwoordelijk voor, en doet dit onder voorwaarde dat het voertuig wettelijk verzekerd is, wettelijk is ingeschreven, zo nodig een geldig keuringsbewijs van een Technische Controle heeft en dat zijn bestuurder een geldig rijbewijs bezit. Het ontbreken van één van deze documenten engageert in geen enkel geval de verantwoordelijkheid van de Club en van de organisator.

4.2.2 Tijdens een rondrit engageert elke deelnemer zich om de wegcode toe te passen en speciale aandacht te verlenen aan de meest zwakke weggebruikers. Tijdens het rijden in groep betoont hij/zij hoffelijkheid en voorzichtigheid.

4.2.3 De bestuursleden en/of organisatoren van een rondrit kunnen onverantwoord rijgedrag berispen, eventueel met uitsluiting tot groepsrijden als gevolg.

4.2.4 Inschrijvingen voor een activiteit worden pas als geldig aangenomen na ontvangst van het deelnameformulier en de volledige betaling van het inschrijvingsgeld op de rekening van de organisator, en dit ten laatste op de datum voorzien op het inschrijvingsformulier.

4.2.5 Bij beperkte deelname wordt de volgorde van deelname bepaald door de betaaldatum. Pas na betaling van het inschrijvingsgeld is er sprake van een definitieve inschrijving.

4.2.6 Een lid dat zijn inschrijving voor een activiteit georganiseerd door MOG Belgium wil annuleren moet dit zo snel mogelijk melden aan de organisator. De organisator behoudt zich het recht voor om het inschrijvingsgeld al-dan-niet terug te betalen, in functie van eventuele gemaakte kosten die niet recupereerbaar zijn.

4.2.7 Elk lid dat zich inschrijft voor een rondrit georganiseerd door MOG Belgium maakt gebruik van zijn Morgan voertuig. Wanneer dit onmogelijk is, wordt het clublid toegestaan om een ander voertuig te gebruiken, al-dan-niet een oldtimer.

4.2.8 Een clublid dat gebruik maakt van een niet-Morgan voertuig tijdens een rondrit die door MOG Belgium wordt georganiseerd engageert zich om achter de Morgan colonne te rijden indien deze gevormd wordt en geen hinder te veroorzaken bij het nemen van groepsfoto’s tijdens de haltes door het verstorend parkeren van zijn voertuig.